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Sobre Análisis de procesos en administración


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Sobre Análisis de procesos en administración

Una mirada diferente al enfoque de administrar en ingeniería, la mía.

Por: El Escritor de Pacotilla

       Durante los años que llevo de trabajar en el sector ingeniería fungiendo más que nada como testigo y observador y considerando que provengo del mundo administrativo, he observado que se han estado aplicado teorías válidas en el mundo de la Administración clásica la mayoría proveniente de H. Igor Ansoff quien fue el creador del FODA moderno, pero debo decir y reconocer que hay que adecuarlos para los propósitos generales de una empresa dedicada al sector Ingeniería.

No es lo mismo si se aplican enfoques de administración clásica al sector ingeniería; se deben adecuar ciertas circunstancias para lograr mayor eficacia, que también se busca eficiencia en los procesos considerados críticos para llevar a cabo dentro de la organización.

Los procesos de fechas límites de entrega, cronogramas y demás procesos que requieran el compromiso de múltiples niveles; pueden y deben ser supervisados constantemente, es así que debe haber un periodo NO MAYOR A 1 AÑO mediante el cual se haga una revisión exhaustiva en la búsqueda de hacer más claro el proceso en lugar de enrarecerlo con adiciones que podrían hacerlo menos ágil, es ahí cuando el administrador de profesión tiene que intervenir en las reuniones interdisplinarias para sugerir nuevos caminos en los procesos de Ingeniería,  con la posibilidad de aportar ideas sobre el “por qué” se llegaron a esas instancias y corregirlas mucho antes de llegar a revisiones externas, léase auditorias.

Esa es una pregunta que ha rondado mucho por las cabezas de los gurús de administración; y en cierta forma es un dolor para aquellos que son los encargados de esta área, pues parte de la capacitación se vuelve rutinaria considerando el hecho de que la supervisión pueda llegar a relajarse, para esto es necesario cambiar el paradigma de las cosas: No se pueden aplicar al 100% los preceptos administrativos clásicos en Ingeniería, así como también considerar que el proceso de ingeniería suele ser diferente, es por eso que hay que hacer concesiones o aumentar el grado de flexibilidad sin caer en errores de supervisión.

Observa como un todo: El observar todos los procesos de un departamento que se generan de forma habitual, es la pauta a marcar para ver qué tanto se han apegado o apartado de los lineamientos preestablecidos, con la práctica o la costumbre suele ser típico que se modifiquen sobre la marcha algunos pasos, con lo que se aumenta la rapidez, pero también el grado de errores a cometer.

¿Está permitido cierto grado de error? Si es así se pueden modificar en reuniones los procedimientos a llevar a cabo para disminuir en lo posible el margen de error.

Calidad / Tiempo: Todo trabajo de Calidad que se precie, conlleva cierta cantidad de tiempo, en algunos casos mayores al habitual, esto permite mejorar la tasa de errores, pero aumenta el tiempo empleado, el caso es buscar ese equilibrio entre tiempo empleado y su calidad implicada, para eso está la implantación de procesos, por eso es importante la integración de este departamento en todas las áreas.

Mejora continua:

  • Incorporación de prácticas de forma periódica que permitan tener procesos ágiles, flexibles y eficientes a la hora del funcionamiento a pleno rendimiento.

 

  • Optimización de las operaciones de la empresa, creando un modelo competitivo en el mercado nacional e internacional teniendo de referencia al modelo usado en la organización.

 

  • ¿Es posible experimentar con el modelo en cuestión? De hecho la implantación de modelos nuevos y que busquen innovar, deben encontrarse profundamente ligados a los procesos, la implantación de las 5 “S” es uno de los ejemplos, sin embargo el movimiento constante de las cosas, permite y avala que se busquen nuevas alternativas qué implementar, para eso el órgano encargado de supervisar y aprobar este tipo de implantaciones, debe estar abierto a todo tipo de ideas y/o proyectos nuevos cuando se trate de cuestiones de gestión de procesos.

 

  • Información homologada, así se facilita la lectura y comprensión clara de los informes, cuando se requieran.

Facilidad: Si el procedimiento mantiene simplicidad, es mejor evitar sobrecargarlo de labores superfluas, entre más fácil, más sencillo es pasar a otro proceso y así se ahorra tiempo y esfuerzo.

Supervisar el grado de riesgo: Es una constante el supervisar y hacer un recuento de todos los grados de riesgos que le correspondan, para eso es necesario recabar todo tipo de información que pueda ser de utilidad para posteriormente desglosarla en reuniones con el personal indicado, todo esto sin afectar de manera significativa el orden de y tiempo atribuido a cada proceso de forma habitual, en caso de afectarle; es necesario buscar la manera de que se haga en una sola sesión.

¿Y a todo esto qué justificación tiene mi escrito? Bueno con afán de aportar un algo, aunque sea pequeño, hice este breve ensayo, no pretendo descubrir el hilo negro, no sé si tenga validez o siquiera esté todo acorde, pero quise aportar, tómenlo más como una referencia con la misma validez que Wikipedia, es decir pequeña y solamente introductoria al tema, pues para eso los puedo direccionar a libros de verdaderos especialistas en la materia, lo que sí sé es que voy por el camino correcto a la hora de mezclar mi afición por escribir sobre todo tipo de temas, en este caso un tema serio, aportando mi visión única y personal y que en el futuro tenga un panorama muy amplio de las cosas referentes a este tema, pues no solo se aprende leyendo, también se aprende y mucho; escribiendo.

 

Ya pues, el próximo post no será tan serio.

 

 

El Escritor de Pacotilla__[1]


[1] Su pasatiempo favorito; el secreto mejor guardado en la empresa donde se desempeña: Escribir ensayos sobre Economía, Administración y en parte Política.

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